Geheimhouding bij een bedrijfsverkoop: wie vertelt u wat, en wanneer?

Geheimhouding is iets anders dan stilte

Vrijwel elke ondernemer die zijn bedrijf verkoopt, begint met dezelfde afspraak: niemand mag het weten. Dat is verstandig. Een proces dat uitlekt voordat er iets vaststaat, levert onrust op waar niemand iets aan heeft, en het kan de onderhandeling schaden.

Maar geheimhouding en stilte zijn niet hetzelfde, en dat verschil wordt zelden gemaakt. Geheimhouding betekent dat u de inhoud niet deelt. Stilte betekent dat u niets zegt — ook niet over de dingen die uw mensen al zien gebeuren.

En ze zien meer dan u denkt.

Wat uw organisatie wél opmerkt

In vrijwel elk traject dat wij begeleiden, blijkt achteraf dat een deel van de organisatie het maanden eerder doorhad. Niet omdat iemand iets heeft gezegd, maar omdat een verkoopproces nu eenmaal sporen trekt.

De agenda van de directeur. Hij is vaker weg, op tijden die niet bij klanten passen, en hij zegt er niets over. Dat valt op bij iedereen die zijn agenda beheert of met hem samenwerkt.

De controller die ineens overuren maakt. Er worden cijfers opgevraagd over jaren waar niemand meer naar omkijkt, in een detail dat voor de maandrapportage nooit nodig was.

Onbekende gezichten in de spreekkamer. Mensen die niemand voorstelt, die geen jas ophangen, en die daarna weer vertrekken zonder dat er een afspraak uit volgt.

Vragen naar oude dossiers. Arbeidscontracten, vergunningen, de intellectuele eigendomsrechten, de huurovereenkomst. Alle vier tegelijk, en met haast.

De adviseur die te vaak langskomt. Zeker in een organisatie waar dat normaal twee keer per jaar gebeurt.

Elk signaal afzonderlijk is onschuldig. Bij elkaar vormen ze een patroon, en mensen die elke dag in uw bedrijf lopen zijn uitstekend in het herkennen van patronen. Zij weten niet wát er speelt. Zij weten dát er iets speelt, en dat is precies de ongunstigste combinatie.

Zwijgen is ook een boodschap

Hier gaat het mis, en het is geen kwestie van slechte wil.

Bij onduidelijkheid wachten mensen niet op informatie. Zij maken er zelf een verhaal bij. En dat zelfgemaakte verhaal is bijna altijd somberder dan de werkelijkheid, want in de afwezigheid van uitleg vult iedereen het slechtste scenario in dat hij kan bedenken.

In de praktijk betekent dat: er wordt verkocht aan een concurrent, er gaan banen weg, en de mensen die het weten zwijgen erover. Wij hebben zelden meegemaakt dat de geruchten gunstiger waren dan de werkelijke plannen.

De stilte is dus niet neutraal. De stilte is een boodschap, en het is de verkeerde.

De kring die het wél moet weten

De vraag is niet óf u mensen in vertrouwen neemt, maar wie, wanneer, en met welke afspraak erbij. Wij werken met drie ringen.

De binnenste ring, vanaf dag één. De financieel verantwoordelijke kan niet buiten het proces blijven: zonder hem komt er geen betrouwbare informatie, en een dataroom die rammelt kost u in de onderhandeling meer dan de geheimhouding u oplevert. Leg hier een geheimhoudingsafspraak op papier vast, met een regeling voor het geval het traject niet doorgaat.

De tweede ring, vanaf het moment dat er een serieuze gegadigde is. Dat zijn de twee of drie mensen die het bedrijf na een overdracht moeten dragen, en die in de gesprekken sowieso aan tafel komen. Hen op het laatste moment informeren is het slechtste van twee werelden: zij hebben het al door, en zij horen het als laatste.

De rest van de organisatie, bij ondertekening. Niet eerder, en vooral niet later — en op dezelfde dag als de mededeling aan uw klanten. Mensen die het van een klant horen, vergeven dat niet snel.

Wat in alle drie de ringen geldt: vertel wat u weet, en vertel ook wat u nog niet weet. Dat laatste wordt overgeslagen omdat het zwak lijkt. Het tegendeel is waar. "Over de locatie is nog niets besloten en ik verwacht daar in februari duidelijkheid over" is een mededeling waar iemand mee kan werken. "Er verandert niets" is dat niet, en bovendien is het bijna nooit waar.

De duurste zin van het hele proces

Die laatste verdient een aparte alinea, want hij wordt in vrijwel elk traject uitgesproken en hij is zelden onschuldig bedoeld.

"Voor jullie verandert er niets."

Het is geruststellend bedoeld en het heeft twee problemen. Het is niet waar — anders was er geen reden om te kopen. En iedereen in de zaal weet dat het niet waar is, waardoor de spreker in één zin zijn geloofwaardigheid uitgeeft op het moment dat hij die het hardst nodig heeft.

Wat wel werkt, is onaangenaam precies zijn. Dit verandert wel, dit verandert niet, en dit weten wij nog niet. Dat is onderzocht rond een echte fusie, met twee vergelijkbare groepen medewerkers: de groep die een eerlijke en concrete toelichting kreeg, inclusief het vervelende deel, ervoer mínder onzekerheid dan de groep die alleen algemene geruststelling kreeg.

Wat een afgebroken traject kost

Over dit deel wordt bijna nooit geschreven, en het is de reden dat wij geheimhouding niet alleen als juridisch vraagstuk behandelen.

Ongeveer een op de drie verkooptrajecten in het MKB haalt de eindstreep niet. De onderhandeling loopt vast, de financiering komt niet rond, of de koper trekt zich tijdens het onderzoek terug. Dat is een normaal bedrijfsrisico en het is op zichzelf geen ramp.

Wat wél een ramp kan worden, is wat het achterlaat in een organisatie die het halverwege doorkreeg.

Sleutelmensen die zijn gaan oriënteren, blijven oriënteren. Iemand die drie maanden heeft nagedacht over de vraag of hij hier nog wel zit over een jaar, zet die gedachte niet terug in de la omdat het traject is afgeblazen.

De tweede poging is zwaarder. Wie een jaar later opnieuw begint, doet dat in een organisatie die het patroon inmiddels herkent en er deze keer sneller conclusies aan verbindt.

En het vertrouwen in wat u zegt, is duurder geworden. Wie één keer heeft gemerkt dat er iets speelde terwijl u zei dat er niets was, weegt uw volgende mededeling anders.

Dat laatste is de werkelijke kostenpost, en hij staat op geen enkele factuur.

Vier afspraken die u vooraf maakt

Het goede nieuws: dit is te ondervangen, en het kost één gesprek voordat het proces begint.

Wie weet het, en wanneer komt de volgende ring erbij? Zet het op papier, met namen en met een moment. Niet "wanneer het nodig is", want dat moment komt in de praktijk altijd te laat.

Wat is ons antwoord als iemand het vraagt? Iemand gáát het vragen. Spreek één zin af die klopt, die u allemaal gebruikt, en die geen deur dichtzet. Een zin die niet klopt, is erger dan geen zin.

Wat doen wij als het niet doorgaat? Wie krijgt dan welke uitleg, en wanneer? Deze vraag stellen voelt ongemakkelijk aan het begin van een traject en bespaart u maanden als het zover komt.

Wie houdt de winkel open? Een verkoopproces kost de directeur en de financieel verantwoordelijke maandenlang een aanzienlijk deel van hun tijd. Als niemand dat opvangt, ziet de koper tijdens zijn onderzoek precies de dip die hij in de prijs verwerkt — en die dip heeft u zelf veroorzaakt.

En als het wél doorgaat

Dan begint het echte werk op de dag van de aankondiging, en u heeft dan al iets opgebouwd dat u niet terugkrijgt als u het hebt verspeeld: het vertrouwen dat wat u zegt, klopt.

Een organisatie die in de maanden ervoor eerlijk is geïnformeerd over wat wél en niet bekend was, hoort de aankondiging anders dan een organisatie die maanden in het ongewisse is gelaten en nu de uitslag krijgt. Dat verschil is op de dag zelf niet meer te maken.

Dat is ook waarom wij geheimhouding bij onze opdrachtgevers vroeg op tafel leggen. Niet omdat wij vinden dat alles gedeeld moet worden — dat vinden wij niet. Maar omdat de keuze wie wat wanneer hoort, een keuze is die u beter bewust maakt dan dat zij u overkomt.

Waar wij bij helpen

HUMA Advisory adviseert DGA’s, managementteams en investeerders bij de momenten waarop een onderneming van eigenaar, van fase of van richting verandert. Wij kijken daarbij naar het deel dat niet in een dataroom past: leiderschap, governance en gedrag. Of, zoals wij het zelf zeggen: de deal is gebaseerd op cijfers, mensen laten hem werken.

Rond een verkoopproces doen wij drie dingen, en het eerste is verreweg het goedkoopste.

Vóór het proces begint. Wij lopen met u door wie wat wanneer hoort, welke afspraken er op papier moeten, en wat er in uw organisatie geregeld moet zijn zodat de winkel openblijft terwijl u onderhandelt. Eén gesprek, en het voorkomt het meeste van wat hierboven staat.

Tijdens het traject. Wij helpen met de formuleringen: wat zegt u tegen wie, op welk moment, en wat zegt u als iemand het vraagt voordat u eraan toe bent. En wij brengen in kaart welke mensen u niet kwijt wilt, en wat hen werkelijk bindt.

Na de closing. Dag één, de eerste honderd dagen, en de vraag of de organisatie het plan kan dragen waar de prijs op is gebaseerd. Dat laatste onderzoeken wij over veertien domeinen, in de human capital due diligence.

Wij zijn onafhankelijk: wij waarderen niet, wij bemiddelen niet, en wij hebben geen belang bij of de transactie doorgaat. Dat maakt het gesprek over wat er misgaat eenvoudiger — voor u én voor uw koper.

Waar u morgen kunt beginnen

De patroontest. Loop de signalen uit dit artikel na voor uw eigen situatie: de agenda, de cijfers die worden opgevraagd, de onbekende gezichten, de oude dossiers. Wie in uw organisatie ziet er op dit moment minstens twee van? Dat is uw binnenste ring, of u dat nu zo had bedoeld of niet.

De ene zin. Spreek vóór het proces begint één antwoord af op de vraag "er speelt toch iets?". Hij moet kloppen, hij mag onvolledig zijn, en iedereen in de binnenste ring gebruikt hem woordelijk. Een afwijkend antwoord van één persoon maakt alle andere antwoorden ongeloofwaardig.

Het terugvalplan. Beantwoord nu de vraag die u liever uitstelt: wat vertellen wij aan wie als dit traject niet doorgaat? Eén A4, aan het begin geschreven, is op dat moment meer waard dan een week overleg achteraf.

Staat u aan de vooravond van een verkoopproces, of loopt er al een? Plan een kosteloos gesprek van 45 minuten. Wij brengen in kaart wat uw organisatie aankan, wie wanneer geïnformeerd moet worden, en wat er geregeld moet zijn vóórdat het proces begint. Liever eerst zelf kijken waar uw onderneming staat? Doe de gratis Business Scan — tien tot twaalf minuten, anoniem in te vullen.